LINGKUP TATA KEARSIPAN DALAM PERMENDAGRI NOMOR 78 TAHUN 2012

Oleh : Drs. Budiyono

   

Undang-Undang Nomor 43 Thun 2009 tentang Kearsipan telah diterbitkan dan menjadi landasan kita untuk melaksanakan kegiatan kearsipan, dengan harapan  agar terwujud penyelenggaraan  pemerintahan yang baik dan bersih dan dapat menunjukkan tanggungjawabnya dalam penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatan-kegiatannya. Pemerintah telah komitmen dengan UU tersebut, terbukti dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Untuk mengimplementasikan PP yang baru tersebut, maka terbit Peraturan Menteri Dalam Negeri RI Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kepmendagri dan Pemerintah Daerah. Dengan demikian pelaksanaan tata kearsipan diharapkan dapat menyesuaikan aturan baru dengan perkembangan dan teknologi sekarang ini sekaligus tata aturan yang lama seperti Permendagri Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdagri dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah dinyatakan tidak berlaku lagi.

Secara garis besar ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan pemerintah daerah meliputi pengurusan surat, pemberkasan arsip dan penyusutan arsip. Pelaksanaan menggunakan sarana kartu kendali untuk pengurusan surat baik masuk maupun keluar, pola klasifikasi untuk pemberkasan/penataan arsip dan jadwal retensi arsip untuk penyusutan arsip masih tetap diberlakukan sebagai sarana pokok/wajib. Sedangkan peralatan pendukung untuk tata kearsipan dinamis adalah :

a.         Almari arsip/filing cabinet;

b.        Kotak Kartu Kendali;

c.         Rak arsip;

d.        Meja sortir;

Yang tidak kalah penting adalah penggunaan Pola/Kode Klasifikasi yang susunannya didasarkan pada klasifikasi bidang tugas dan fungsinya dari 000 s/d 900 dan dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan lembaga.

Untuk sarana pemberkasan / penataan arsip dinamis masih menggunakan folder/map gantung, sekat, kode klasifikasi, dan arsip inaktif menggunakan sarana kertas pembungkus, boks dan kartu picies.

Kondisi yang sampai sekarang belum mengalami perubahan teknis  tata arsip dinamis mayoritas ada di pemerintahan desa yang masih dan belum meninggalkan buku agenda sebagai pencatatan tata  persuratan yang sebetulnya sudah tidak  berlaku sejak tahun 1979.

Untuk Penyusutan arsip sebagaimana Pasal 24 Permendagri 78 Tahun 2012 dapat dilakukan dengan cara :

a.         Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan lingkup lembaga;

b.        Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis kepada lembaga kearsipan di daerah;

c.         Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Dari ketiga kegiatan (a, b dan c) disertai Berita Acara dan lampirannya.

Kegiatan penyusutan ini juga belum banyak dilakukan oleh lembaga pemerintah di daerah, padahal ini penting sebagai upaya menyeimbangkan antara produk arsip yang terus bertambah sesuai aktifitas lembaga dengan sarana simpan yang ada.

Semua kegiatan sejak dari pengurusan, pemberkasan sampai dengan penyusutan  tentu tidak akan berjalan sesuai harapan jika tidak didukung dengan sumber daya manusia yang mau dan mampu serta pendanaan yang mencukupi, sebagaimana yang diamanatkan dalam Permen RI tersebut diatas.

Staf Sie Pengembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Semarang