Slogan kami

Redaksi Buletin Pustaka mengucapkan Selamat Hari Soempah Pemoeda, 28 Oktober 2013

Selasa, 05 Februari 2013

ESENSI PROGRAM ARSIP VITAL DALAM ORGANISASI


Artikel Arsip

 Oleh : Drs. Budiyono
  
Suatu lembaga /organisasi /perorangan dalam aktifitasnya yang dilakukan akan menghasilkan arsip. Arsip yang merupakan hasil rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media menjadi penting dan vital manakala mempunyai nilaiguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi/lembaga. Tdaklah mengherankan apabila kemudian suatu organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsinya tergantung pada sistem administrasi manajemen (kearsipan) yang  baik, efektif dan efisien. Salah satu yang menjadi penunjang lancarnya aktifitas organisasi adalah adanya upaya-upaya menjamin terpeliharanya dokumen/arsip vital  yang bernilai legalitas, operasional maupun pertanggungjawaban organisasi.
Menurut Penn et.al (1998, p.130)  bahwa Arsip Vital (Vital Records) adalah arsip dinamis yang esensil  yang mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi  baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat, dan arsip tersebut harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu kebijakan, konsumen dan masyarakat. Arsip Vital perlu memperoleh perhatian serius dari setiap pimpinan organisasi, karena jika terjadi kerusakan, hilang tidak mungkin lagi ditemukan seperti aslinya. Arsip ini dapat mengalami kehancuran yang disebabkan karena bencana seperti kebakaran, gempa, bencana tsunami di Aceh  ada ribuan dokumen/arsip pertanahan yang hilang/hancur, serangan gedung WTC di AS yang menyebabkan 4 juta dokumen musnah, 40 % dari 2000 perusahaan bangkrut karena kehilangan dokumen/arsip vitalnya.  Hal yang mendasar mengenai  arsip vital adalah :
a.         Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.
b.        Harus disimpan dan dikelola untuk kelanjutan operasional organisasi.
c.         Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana.
d.        Penting karena terkait dengan peninjauan status hukum, keuangan, personil maupun asset organisasi.
e.         Menjamin adanya hak dan kewajiban para pemegang saham atau pekerja.
Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 56 mengamanatkan bahwa Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri serta BUMN dan /atau BUMD wajib membuat program arsip vital.  Ini menunjukkan komitmen pemerintah terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital sebagai dokumen penting untuk kelangsungan aktivitas organisasi.  Penyelamatan dokumen/arsip negara yang bernilai pertanggungjawaban adalah dalam rangka pelestarian bagi pewaris informasi mengenai keberadaan dan peran instansi pemerintah kepada generasi mendatang.
Metode perlindungan yang dilakukan terhadap arsip vital dengan tetap memperhatikan perbandingan antara keamanan dan biaya yang dikeluarkan  yang pada gilirannya sangat mempengaruhi seleksi metode perlidungan, yaitu :
1.        Kebutuhan Aksesibiliti, dengan mempertimbangkan akses informasi dan bentuknya, misalnya arsip kertas untuk kepentingan hukum, akses informasinya diperlukan alih media ke bentuk lain, sehingga arsip aslinya tetap terjaga.
2.        Lamanya Masa Simpan, Arsip Vital dengan masa simpan pendek tentu berbeda perlakuan dengan arsip vital berjangka simpan panjang.
3.        Kualitas Fisik Arsip, media arsip akan menentukan arsip yang dilindungi. Arsip kertas berbeda perlindungannya dengan arsip film, foto, kartografi.
Pelaksanaan manajemen arsip vital pada prinsipnya mengisyaratkan adanya pengembangan prosedur pelaksanaan sebagaimana manualnya, karena sangat dimungkinkan dalam pelaksanaan di lapangan terjadi beberapa yang tidak sesuai dengan rencana. Oleh karen itu prosedur dan petunjuk pelaksanaan perlu dibuat oleh lembaga/organisasi namakala akan merencanakan penanganan arsip vital. Hal-hal yang perlu dilakukan untuk langkah awal, direncanakan :
a.              Dukungan dan persetujuan Top Manajemen
Mengingat pentingnya penyelamatan arsip vital bagi lembaga/organisasi perlu dukungan pimpinan dalam rangka pelaksanaan program agar berjalan dengan baik sesuai rencana.
b.             Penunjukan Personal
Setiap devisi/bagian harus ditunjuk penanggungjawab atas terlaksananya program tersebut sekaligus harus menguasai tupoksi organisasi, jenis-jenis arsip vital yang tersedia.
c.              Penentuan Lokasi Penyimpanan
Hal yang dipikirkan adalah tempat penyimpanan arsip vital, apakah bersatu dengan gedung atau terpisah, atau memanfaatkan jasa simpan arsip.
d.             Penentuan Metode Penyimpanan
Metode penyimpanan harus mempertimbangkan faktor keamanan baik dari ancaman manusia (pencurian, perusakan) atau faktor perusak arsip lainnya seperti hama, serangga, jamur dll, sehingga diperlukan lingkungan/tempat yang representatif bagi penyimpanan arsip vital.
e.              Inventarisasi Arsip Vital
Ini merupakan kebutuhan utama untuk mengidentifikasi jenis arsip vital yang akan diselamatkan, dengan cara :
1.    survei keberadaan  arsip vital baik di sentral arsip maupun unit pengolah
2.    meninjau kembali berbagai fungsi kelembagaan menyangkut arsip vital untuk kepentingan organisasi/lembaga tersebut
3.    identifikasi melalui berbagai metode seperti kuisioner pada setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi arsip vital yang dimiliki.
Program arsip vital merupakan program nasional yang harus dan segera dilaksanakan oleh lembaga pemerintah, BUMN/BUMD, lembaga pendidikan, swasta dalam rangka kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan lembaga sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi.
Hal yang terjadi saat ini adalah meskipun aturan sudah ada/dibuat tetapi tindakan nyata untuk mengimplementasikannya  terutama bidang kearsipan masih sangat minim/terbatas,   sehingga arsip vital di setiap lembaga-lembaga  penting belum terjamah dan tertangani dengan baik. 
Menjadi PR bersama bahwa jangan sampai ketika bencana / musibah datang baru dilakukan tindakan penyelamatan arsip vital, sehingga akan menambah beban dalam  penanganannya. Untuk itu mari kita gugah bersama tentang pentingnya pengelolaan arsip vital yang ada di lembaga/organisasi kita agar kita tidak kehilangan informasi/dokumen penting yang dimiliki.
Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Semarang

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar