Artikel Arsip
Suatu
lembaga /organisasi /perorangan dalam aktifitasnya yang dilakukan akan
menghasilkan arsip. Arsip yang merupakan hasil rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media menjadi penting dan vital manakala mempunyai
nilaiguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi/lembaga. Tdaklah
mengherankan apabila kemudian suatu organisasi dalam menjalankan
fungsi-fungsinya tergantung pada sistem administrasi manajemen (kearsipan)
yang baik, efektif dan efisien. Salah
satu yang menjadi penunjang lancarnya aktifitas organisasi adalah adanya
upaya-upaya menjamin terpeliharanya dokumen/arsip vital yang bernilai legalitas, operasional maupun
pertanggungjawaban organisasi.
Menurut Penn
et.al (1998, p.130) bahwa Arsip Vital (Vital Records) adalah arsip dinamis yang
esensil yang mempunyai fungsi
berkelanjutan pada suatu organisasi baik
sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat, dan arsip tersebut harus dilindungi
secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu
kebijakan, konsumen dan masyarakat. Arsip Vital perlu memperoleh perhatian
serius dari setiap pimpinan organisasi, karena jika terjadi kerusakan, hilang
tidak mungkin lagi ditemukan seperti aslinya. Arsip ini dapat mengalami
kehancuran yang disebabkan karena bencana seperti kebakaran, gempa, bencana
tsunami di Aceh ada ribuan dokumen/arsip
pertanahan yang hilang/hancur, serangan gedung WTC di AS yang menyebabkan 4
juta dokumen musnah, 40 % dari 2000 perusahaan bangkrut karena kehilangan
dokumen/arsip vitalnya. Hal yang
mendasar mengenai arsip vital adalah :
a.
Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.
b.
Harus disimpan dan dikelola untuk kelanjutan operasional
organisasi.
c.
Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana.
d.
Penting karena terkait dengan peninjauan status hukum,
keuangan, personil maupun asset organisasi.
e.
Menjamin adanya hak dan kewajiban para pemegang saham
atau pekerja.
Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 56 mengamanatkan bahwa
Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri serta BUMN dan
/atau BUMD wajib membuat program
arsip vital. Ini menunjukkan komitmen
pemerintah terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital sebagai dokumen penting
untuk kelangsungan aktivitas organisasi.
Penyelamatan dokumen/arsip negara yang bernilai pertanggungjawaban
adalah dalam rangka pelestarian bagi pewaris informasi mengenai keberadaan dan
peran instansi pemerintah kepada generasi mendatang.
Metode
perlindungan yang dilakukan terhadap arsip vital dengan tetap memperhatikan
perbandingan antara keamanan dan biaya yang dikeluarkan yang pada gilirannya sangat mempengaruhi
seleksi metode perlidungan, yaitu :
1.
Kebutuhan Aksesibiliti, dengan mempertimbangkan akses
informasi dan bentuknya, misalnya arsip kertas untuk kepentingan hukum, akses
informasinya diperlukan alih media ke bentuk lain, sehingga arsip aslinya tetap
terjaga.
2.
Lamanya Masa Simpan, Arsip Vital dengan masa simpan
pendek tentu berbeda perlakuan dengan arsip vital berjangka simpan panjang.
3.
Kualitas Fisik Arsip, media arsip akan menentukan arsip
yang dilindungi. Arsip kertas berbeda perlindungannya dengan arsip film, foto,
kartografi.
Pelaksanaan
manajemen arsip vital pada prinsipnya mengisyaratkan adanya pengembangan
prosedur pelaksanaan sebagaimana manualnya, karena sangat dimungkinkan dalam
pelaksanaan di lapangan terjadi beberapa yang tidak sesuai dengan rencana. Oleh
karen itu prosedur dan petunjuk pelaksanaan perlu dibuat oleh lembaga/organisasi
namakala akan merencanakan penanganan arsip vital. Hal-hal yang perlu dilakukan
untuk langkah awal, direncanakan :
a.
Dukungan dan persetujuan Top Manajemen
Mengingat
pentingnya penyelamatan arsip vital bagi lembaga/organisasi perlu dukungan
pimpinan dalam rangka pelaksanaan program agar berjalan dengan baik sesuai
rencana.
b.
Penunjukan Personal
Setiap
devisi/bagian harus ditunjuk penanggungjawab atas terlaksananya program
tersebut sekaligus harus menguasai tupoksi organisasi, jenis-jenis arsip vital
yang tersedia.
c.
Penentuan Lokasi Penyimpanan
Hal yang
dipikirkan adalah tempat penyimpanan arsip vital, apakah bersatu dengan gedung
atau terpisah, atau memanfaatkan jasa simpan arsip.
d.
Penentuan Metode Penyimpanan
Metode
penyimpanan harus mempertimbangkan faktor keamanan baik dari ancaman manusia
(pencurian, perusakan) atau faktor perusak arsip lainnya seperti hama,
serangga, jamur dll, sehingga diperlukan lingkungan/tempat yang representatif
bagi penyimpanan arsip vital.
e.
Inventarisasi Arsip Vital
Ini merupakan
kebutuhan utama untuk mengidentifikasi jenis arsip vital yang akan
diselamatkan, dengan cara :
1. survei keberadaan arsip vital baik di sentral arsip maupun unit
pengolah
2. meninjau kembali berbagai
fungsi kelembagaan menyangkut arsip vital untuk kepentingan organisasi/lembaga
tersebut
3. identifikasi melalui berbagai
metode seperti kuisioner pada setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi
arsip vital yang dimiliki.
Program arsip vital merupakan
program nasional yang harus dan segera dilaksanakan oleh lembaga pemerintah,
BUMN/BUMD, lembaga pendidikan, swasta dalam rangka kelangsungan hidup dan
keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan lembaga sebagai
bukti akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi.
Hal yang terjadi saat ini adalah
meskipun aturan sudah ada/dibuat tetapi tindakan nyata untuk
mengimplementasikannya terutama bidang
kearsipan masih sangat minim/terbatas,
sehingga arsip vital di setiap lembaga-lembaga penting belum terjamah dan tertangani dengan
baik.
Menjadi PR bersama bahwa
jangan sampai ketika bencana / musibah datang baru dilakukan tindakan
penyelamatan arsip vital, sehingga akan menambah beban dalam penanganannya. Untuk itu mari kita gugah
bersama tentang pentingnya pengelolaan arsip vital yang ada di lembaga/organisasi
kita agar kita tidak kehilangan informasi/dokumen penting yang dimiliki.
Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Semarang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar