Menuju Perpustakaan digital

Menuju Perpustakaan digital

Oleh : Yusti Hudadiana

            Mudah…Cepat..Efisien..Efektif. Itulah gaya hidup masyarakat masa kini dengan berbagai macam tuntutan hidup dan mobilitas yang tinggi. Mudah, orang-orang jaman sekarang ingin kemudahan jika mendapatkan sesuatu. Cepat, dalam pencapaiannya tidak ingin diributkan dengan berbagai prosedur yang berbelit-belit. Efisien, hemat waktu dan dan energi dalam pencapaian yang diinginkan. Efektif, mereka ingin mendapatkan hasil yang tepat sesuai yang diinginkan atas tindakan pencarian yang mereka lakukan.

            Hal  tersebut berkaitan dengan masalah informasi dan bagaimana cara mengaksesnya. Pada masa modern seperti sekarang ini banyak faktor pendukung untuk mewujudkan berbagai hal di atas. Bagaimana tidak dengan seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi banyak gadget canggih yang bermunculan misal smartphone dan PC tablet akan membantu masyarakat masa kini menjadi masyarakat yang canggih pula. Di dalam smartphone atau PC tablet banyak terdapat fitur-fitur pendukung untuk menelusur, mencari dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dari surat kabar online sampai iklan online. Bisa diakses dari mana saja dan mana saja. Ibarat kata informasi dalam genggaman.

            Bagaimana dengan perpustakaan menghadapi kemajuan jaman semacam ini? Perpustakaan tidak mungkin tinggal diam kalau tidak ingin ketinggalan dan ditinggal pemustaka. Walaupun tidak benar-benar ditinggalkan oleh pemustaka dalam arti yang sebenarnya. Karena itulah perpustakaan dituntut untuk berevolusi mengiringi kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.  Sedangkan secara objektif kondisi perpustakaan di Indonesia baik sekolah,swasta maupun pemerintah rata-rata masih memprihatinkan dengan disertai kendala-kendala klise seperti masalah anggaran yang terbatas, sumber daya manusia yang belum siap, dan sarana prasarana yang minim.

            Digital Library (DL) atau perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang dapat menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Istilah Digital Library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library. Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah Digital Library, hal ini bisa kita lihat dengan sering munculnya istilah tersebut dalam workshop, simposium, atau konferensi dengan memakai nama tersebut. Putu Laxman Pendit menafsirkan Digital Library adalah :

-       Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari, dan

     menggunakan informasi dalam berbagai bentuk di dalam sebuah jaringan digital yang

     tersebar luas.Memanfaatkan koleksi yang mencakup data dan metadata yang saling mengaitkan berbagai data, baik di lingkungan internal maupun eksternal.

-       Didukung oleh kegiatan mengoleksi dan mengatur sumberdaya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi komunitas tersebut. Merupakan integrasi berbagai institusi, seperti perpustakaan, museum, arsip, dan sekolah yang memilih, mengoleksi, mengelola, merawat, dan menyediakan informasi secara meluas ke berbagai komunitas.

Manfaat perpustakaan digital

            Dengan kecanggihan teknologi informasi yang diterapkan di perpustakaan dapat memberikan berbagai keuntungan kepada pustakawan dan pemustaka, antara lain :

Bagi Pengguna Perpustakaan :

1.      mengatasi keterbatasan waktu

2.      mengatasi keterbatasan tempat

3.      memperoleh informasi yang paling baru dengan cepat

4.      mempermudah akses informasi dari berbagai sumber

5.      mempermudah untuk memindah dan merubah bentuk untuk kepentingan presentasi dsb.

Bagi Pustakawan

1.      memperingan pekerjaan

2.      meningkatkan layanan

3.      tidak memerlukan gedung dan ruang yang besar

4.      menumbuhkan rasa bangga

Menuju perpustakaan digital, bagaimana?

            Sebelum kita membangun sebuah perpustakaan digital diperlukan beberapa langkah, agar perpustakaan digital yang kita bangun tidak melenceng dari tujuan utama perpustakaan dan tidak terkesan hanya ingin mengejar teknologi namun minim manfaat.

            Beberapa langkah yang harus diperhatikan bagi lembaga perpustakaan/informasi sebelum membangun perpustakaan digital adalah sebagai berikut:

1. Analisa kebutuhan (Need Analysis)

Apakah perpustakaan digital memang diperlukan? Untuk menjawab pertanyaan ini harus diadakan analisis kebutuhan (Need Analysis). Apabila analisa tersebut jawabannya adalah positif, maka tahap berikutnya adalah menentukan tujuan. Tujuan ini harus didasarkan pada visi dan misi perpustakaan serta lembaga induknya.

2. Studi Kelayakan (Feasibility Study)

Studi kelayakan meliputi komponen sebagai berikut :

2. 1. Technically feasible (apakah secara teknis layak)

Kelayakan secara teknis ini menjadi faktor penentu dalam membangun perpustakaan digital, karena perpustakaan digital itu memerlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai ( adanya provider untuk internet, hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), jaringan telepon, listrik dan tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya.

2.2. Economically profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan)

Perhitungannya tidak dari berapa laba yang akan diperoleh, melainkan sejauh mana pengaruh perpustakaan digital yang akan kita bangun terhadap efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

2.3. Socially acceptable (apakah secara sosial dapat diterima)

Apakah secara sosial pembangunan perpustakaan digital tersebut dapat diterima oleh pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan ?. Sebelum program perpustakaan digital dijalankan sebaiknya ada program sosialisasi terlebih dahulu. Analisa aspek social ini juga dapat menyangkut aspek hukum, terutama yang menyangkut Undang-Undang Hak Cipta. Misalnya kita tidak diperkenankan dengan bebas me”scan”  buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan untuk selanjutnya kita masukkan dalam database tanpa seijin pemilik hak ciptanya.

3. Memilih software

Pemilihan software hanya diperlukan apabila kita ingin membangun database untuk kepentingan perpustakaan digital (sebagai penyedia informasi), namun apabila kita hanya ingin membangun perpustakaan digital sebagai konsumen (memanfaatkan perpustakaan digital yang sudah ada), maka pemilihan software tidak menjadi penting. Kreteria pemilihan software untuk database antara lain meliputi :

3.1. Access Points

Software yang memiliki access points yang banyak paling tidak data yang kita miliki itu dapat ditelusur melalui judul, pengarang, dan subjek atau kombinasi dari ketiganya.

3.2.User Friendly

Software yang dipilih adalah yang mudah digunakan oleh pustakawan maupun pemustaka.

3.3.Sustainability

Membangun perpustakaan digital berarti membangun untuk jangka panjang. Sebaiknya membeli software bukan dari perorangan melainkan dari lembaga yang professional.

3.4.Price

Umumnya kita akan menghadapi dilema dalam mempertimbangkan harga. Software yang baik biasanya harganya relatif mahal, sementara software yang murah/gratis biasanya kurang dapat memuaskan kebutuhan kita.

4. Pelaksanaan

Dalam tahap ini, disarankan untuk memulai pembentukan database dari produk-produk local, seperti hasil penelitian , hasil pengabdian masyarakat, tesis, disertasi, skripsi dan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh lembaga-lembaga di sekeliling kita.

5. Evaluasi

Evaluasi untuk pembangunan perpustakaan digital harus selalu dilakukan secara terus menerus dalam suatu periode tertentu untuk mengetahui apakah tujuan yang telah kita canangkan sudah tercapai dan apakah program tersebut dapat memuaskan pengguna perpustakaan. Tingkat kepuasan pengguna perpustakaan harus selalu kita monitor dan hasil dari monitoring dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan apakah program perpustakaan digital perlu diteruskan, disempurnakan atau dibatalkan.

Di Indonesia, keberadaan perpustakaan digital belum akan mengganti keberadaan perpustakaan konvensional. Keberadaannya sebagai pelengkap dan penambah nilai dari perpustakaan yang sudah ada. Dikarenakan kurangnya faktor pendukung antara lain anggaran yang terbatas, SDM yang ahli dalam teknologi informasi masih rendah, dan sarana prasarana yang belum tersedia) karena apabila hal ini dipaksakan maka perpustakaan digital ini akan menjadi sekumpulan alat-alat canggih minim manfaat. Contoh  lain apabila terjadi masalah (trouble) pada alat-alat canggih dan SDM yang ahli dibidangnya belum ada maka akan sia-sia dan demikian perpustakaan yang seperti tidak akan lama akan ditinggalkan para konsumennya.

*/Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pekalongan